ILCA Finland dataskyddsbeskrivning
I enlighet med dataskyddslagen (1050/2018) och EU:s allmänna dataskyddsförordning (2016/679) och dataskyddsdirektiv (2016/680)
Senast uppdaterad 2.3.2024
1. Den registeransvarige
Finnish Laser Association ry (FO-nummer 3046973-1, nedan också kallad Föreningen), hallitus(ät-välimerkki)ilca.fi
2. Kontaktperson i ärenden angående registren
Förenings sekreterare, sihteeri(ät-välimerkki)ilca.fi
4. Ändamålet med behandlingen av personuppgifterna
Ändamålet med Föreningens behandlingen av personuppgifterna är att möjliggöra och dokumentera Föreningens verksamhet, organisation och ekonomi samt att förverkliga föreningens och medlemmarnas rättigheter och skyldigheter.
Personuppgifter behandlas eller kan behandlas för att skicka ut eller behandla medlemsavgiftsfakturor och fakturor för övriga tjänster och varor, nyhetsbrev, uppvaktningar, möteskallelser och information om t.ex. tävlings- och träningsverksamhet eller annan motsvarande verksamhet inom Föreningen. Föreningsmedlemmarnas personuppgifter behandlas eller kan behandlas också för att hantera deras medlemsärenden i EurILCA (det europeiska ILCA-klassförbundet) och ILCA (det internationella ILCA-klassförbundet) och för att fastställa medlemmarnas rätt att delta i tävlingar. Grunderna för denna behandling är ett medlemskap i Föreningen (fullgörning av ett avtal), fullgörning av ett avtal om en tjänst eller en vara och Föreningens berättigade intresse att sprida information om och marknadsföra sin verksamhet till sina medlemmar eller en registrerandes samtyckte till behandling.
Personuppgifter behandlas eller kan behandlas i samband med tävlingar, kurser, läger, och övriga evenemang för att kunna organisera och genomföra tillfällena på ett högkvalitativt och säkert sätt och för att kunna nå dem som anmält sig. Anmälnings- och resultatlistor publiceras också vid tävlingar. Grunderna för denna behandling är fullgörning av ett avtal om en tjänst (tävling, kurs, lägra eller övriga evenemang) och Föreningens berättigade intresse att sprida information om ILCA-verksamhet i Finland.
Personuppgifter kan behandlas för att upprätthålla en marknadsplats på Föreningens webbplats där man kan kontakta säljare och köpare av ILCA-produkter. Grunden för denna behandling är registrerandes samtyckte till behandling.
Personuppgifter relaterad till samarbetspartners och anställda behandlas för att hantera samarbeten och anställningsförhållanden. Grunden för denna behandling är fullgörning av ett samarbets- eller anställningsavtal.
Personuppgifter behandlas även för att fullgöra rättsliga förpliktelser som åvilar Föreningen (enligt t.ex. föreningslagen (503/1989) och bokföringslagen (1336/1997)).
5. Personuppgifter som behandlas
Föreningen behandlas följande kategorier av personuppgifter:
- Grundläggande Uppgifter, såsom namn, postadress, telefonnummer, e-postadress och födelsedatum.
- Uppgifter om Medlemskapet i Föreningen, såsom medlemskapets begynnelsedatum, information om medlemsavgifter och faktureringsuppgifter.
- Seglares Uppgifter, såsom tävlingsresultat, åldersgrupp och uppgifter om seglarens båt (segelnummer, båtklass, båtens namn)
- Uppgifter relaterad till deltagande i verksamhet som ordnas av Föreningen
- Uppgifter relaterad till meddelanden skickat till Föreningen
- Tekniska Uppgifter, såsom användarnamn, lösenord, IP-adress, inloggningsuppgifter, uppgifter om webbläsare (typ och version), tidszon och position, webbläsarens utvidgningstyp och -version, datorns operativsystem och plattform och andra tekniska anordningar som utnyttjas vid användning av Föreningens webbplats
- Annan information specificerad från fall till fall baserat på ett samtycke
6. Regelmässiga uppgiftskällor
Personuppgifter Föreningen behandlas kommer huvudsakligen från den registrerade när denne till exempel ansöker om medlemskap, anmäler sig till Föreningens verksamhet eller skickar meddelande till Föreningen eller Föreningens representant. Vissa uppgifter samlas in baserat på den registrerades aktivitet, såsom vissa Tekniska Uppgifter som samlas in när den registrerade besöker Föreningens webbplats. Vissa uppgifter, såsom tävlingsresultat och vissa andra Seglares Uppgifter, kommer från allmänt tillgängliga källor, till exempel webbplatser när tävlingsorganisatorer publicerar tävlingsresultat.
7. Regelmässigt utlämnande av uppgifter
Föreningen kan utlämnas nödvändigt personuppgifter till de följande mottagarna (tredje partierna):
- Serviceleverantörer som behandlar personuppgifter för Föreningens räkning och i enlighet med Föreningens instruktioner. Sådana tjänster är till exempel hostingtjänster, administration och drift av IT-system, kommunikation, behandling av betalningar och andra tjänster.
- Seglingsklubbar som till exempel anordnar officiella ILCA-rankingtävlingar eller annan ILCA-verksamhet
- EurILCA och ILCA utlämnas med uppgifter angående till exempel Föreningens medlemmars medlemskap i förbunden och urval till internationella tävlingar
- Offentliga myndigheter, skattemyndigheten eller verkställighetsmyndigheter eller i övrigt då lagen kräver utlämning av uppgifter
- Verksamhetsgranskare för verksamhetsgranskning eller en revisor för revision
Tredje partier kan ha åtkomst till eller möjlighet att behandla personuppgifter så att de kan anordna sådan verksamhet eller tillhandahålla sådana tjänster som nämns ovan. Tredje parter får inte utnyttja personuppgifter för andra syften än de syften som anknyter till den verksamhet de anordnas eller de tjänster som de tillhandahåller. Föreningen har ingått avtal om behandling av uppgifter med de aktuella tredje parterna.
8. Översändande av uppgifter utanför EU eller EES
Personuppgifter överförs inte till länder utanför Europeiska unionen eller europeiska ekonomiska samarbetsområdet om det inte har säkerställts att överföringen uppfyller kraven i kapitel V i den allmänna dataskyddsförordningen.
Vissa tredje serviceleverantörer som Föreningen anlitar är förlagda till länder utanför Europeiska ekonomiska samarbetsområdet. I anslutning till behandling av personuppgifter som de utför överförs personuppgifter till länder utanför Europeiska ekonomiska samarbetsområdet. För att personuppgifter ska få tillräckligt skydd har Föreningen säkerställt att tillräckliga skyddsåtgärder har vidtagits i sådana situationer för att säkra att överföringen sker tryggt. Sådana skyddsåtgärder är bland annat Europeiska kommissionens beslut om en tillräcklig dataskyddsnivå eller de standardklausuler som kommissionen fastställt separat. Dessa åtgärder anses ge uppgifterna samma skydd som de får inom Europeiska ekonomiska samarbetsområdet.
Om du vill ha mer information om personuppgiftsbiträden som finns i länder utanför Europeiska ekonomiska samarbetsområdet och om de säkerhetsåtgärder som Föreningen vidtagit för att säkerställa dataöverföringarnas kontinuitet, kontakta Föreningen per e-post på adressen sihteeri(ät-välimerkki)ilca.fi.
10.Lagringsperioden
Föreningens medlemmars uppgifter (Grundläggande Uppgifter och Uppgifter om Medlemskapet) lagras så länge som medlemskapet fortgår och som skötseln av medlemsärendet det förutsätter, såsom fakturering och indrivning, och i enlighet med bokföringslagstiftningens lagringsperioder.
Publicerade Seglares Uppgifter lagras till vidare tills den registrerade begär att sina personuppgifter raderas.
Andra personuppgifter bevaras så länge som uppbevaringen är motiverad. Uppgifter raderas senast efter två år och när bokföringslagstiftningen inte längre kravs att de lagras.
12.Utövning av dataskyddsrättigheter
Den registrerade har följande rättigheter:
- Rätt att granska vilka personuppgifter om den registrerade behandlas av Föreningen.
- Rätt att begära rättning av oprecisa eller felaktiga personuppgifter om den registrerade som behandlas av Föreningen.
- Rätt att begära radering av sina personuppgifter under vissa villkor som anges i lagstiftningen.
- Rätt att göra invändning mot behandlingen av sina personuppgifter när behandlingsgrunden är Föreningens (eller tredje parts) berättigade intresse och den registrerade har en grund som anknyter till en specifik personlig situation att göra invändning mot behandlingen av uppgifterna.
- Rätt att begränsa behandlingen av sina personuppgifter under vissa villkor som anges i lagstiftningen.
- Rätt att få ut och överföra sina personuppgifter som hen har tillhandahållit i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format och när behandling är automatiserat och grundar sig på samtyckte eller ett avtal.
- Rätt att återkalla sitt samtycke när som helst om behandling grundar sig på samtyckte. Återkallandet av samtycke påverkar dock inte lagligheten av sådan behandling av personuppgifter som utförts utifrån den registrerades samtycke innan hen återkallat sitt samtycke.
Om den registrerade vill utöva något av de rättigheter som nämns ovan, ska hen kontakta Föreningen per e-post på adressen sihteeri@ilca.fi. Föreningen uppfyller den registrerades begäran i enlighet med dataskyddslagstiftningen efter att hen tagit kontakt.
13.Klagomål
Den registrerade har rätt att inge klagomål till Dataombudsmannens byrå.
14.Skyldighet att tillhandahålla uppgifter
Föreningslagen förutsätter att Föreningen upprätthåller en förteckning över samtliga medlemmar. Ifall uppgifterna inte lämnas är det inte möjligt att vara medlem i föreningen.
Genomförandet av vissa avtal förutsätter behandling av personuppgifter. Ifall uppgifterna inte lämnas är det inte möjligt att genomföra avtalen.